Para garantizar una correcta gestión de documentos la Diputación de Castellón ha elaborado una serie de instrumentos archivísticos, que permiten la implementación del modelo de gestión documental.
Es el instrumento que permite la clasificación de documentos de acuerdo con su función dentro de la organización. La clasificación tiene como finalidad estructurar, sistematizar y categorizar de forma jerárquica y lógica los fondos documentales de la organización, siguiendo un criterio funcional, garantizando que los documentos se encuentran organizados. El Cuadro de Clasificación tiene un carácter único y es de aplicación a todos los documentos de la organización, independientemente de su soporte, en todas las fases del ciclo de vida de los documentos.
Es la herramienta que permite identificar y normalizar las tipologías de documentos que se utilizan en una organización. El “Tipo documental” es uno de los metadatos mínimos obligatorios establecidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Documento Electrónico, que se debe cumplimentar en las aplicaciones de tramitación de expedientes.
Es el instrumento que define todos y cada uno de los procedimientos y series documentales de la organización, permitiendo establecer un control unitario de toda la documentación, en soporte papel y electrónico. Tiene un carácter funcional, identificando las competencias, funciones, actividades y procesos de la Diputación, como herramienta para clasificar los procedimientos y servicios.
