Per a garantir una correcta gestió de documents la Diputació de Castelló ha elaborat una sèrie d'instruments arxivístics, que permeten la implementació del model de gestió documental.
És l'instrument que permet la classificació de documents d'acord amb la seua funció dins de l'organització. La classificació té com a finalitat estructurar, sistematitzar i categoritzar de forma jeràrquica i lògica els fons documentals de l'organització, seguint un criteri funcional, garantint que els documents es troben organitzats. El Quadre de Classificació té un caràcter únic i és aplicable a tots els documents de l'organització, independentment del seu suport, en totes les fases del cicle de vida dels documents.
És l'eina que permet identificar i normalitzar les tipologies de documents que s'utilitzen en una organització. El “Tipus documental” és una de les metadades mínimes obligatòries establides en la Norma Tècnica d'Interoperabilitat (NTI) de Document Electrònic, que s'ha d'emplenar en les aplicacions de tramitació d'expedients.
És l'instrument que defineix tots i cadascun dels procediments i sèries documentals de l'organització, permetent establir un control unitari de tota la documentació, en suport paper i electrònic. Té un caràcter funcional, identificant les competències, funcions, activitats i processos de la Diputació, com a eina per a classificar els procediments i serveis.
